Politique de confidentialité

 

Dernière mise à jour : 03 mai 2021

Dans le cadre de l’exploitation de son site internet (ci-après « Site ») et plus généralement de son activité d’enseignement, l’association Hub School 21 (ci-après, « Hub School 21 » ou « l’Association ») est amenée à collecter des données à caractère personnel (ci-après, « Données ») relatives aux (futurs) élèves, à leurs parents, aux intervenants, à nos partenaires et de manière générale, aux utilisateurs du site (ci-après collectivement, les « Personnes Concernées »).

L’Association s’engage à traiter ces Données conformément à la règlementation applicable, notamment au « RGPD »1 et à la Loi Informatique et Liberté2 (ci-après, la « Réglementation »).

La présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique ») est destinée à informer les Personnes Concernées des conditions dans lesquelles les traitements de Données sont réalisés et des droits dont elles disposent sur ces traitements.

1. Responsable de traitement

Le responsable des traitements de Données est l’Association Hub School 21, dont le siège social est situé 16 Boulevard St Germain 75005 Paris.

2. Collecte des Données

Les Données traitées par Hub School 21 et la manière dont ces Données sont collectées sont les suivants :

  • Via le formulaire de pré-inscription Google Form présent sur le Site : Les Données recueillies incluent :

- Données relatives à l’enfant : nom, prénom, date de naissance, langues parlées, classe, difficultés scolaires ou comportementales ;
- Données relatives à la famille de l’enfant : représentant légal, noms et adresses de chacun des parents ou autres, adresse email ;

- Informations pratiques : autorisation à rentrer seul(e), personne autorisée à venir chercher l’enfant, droit à l’image, informations médicales dont par exemple : allergies, maladies chroniques ;

1 Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données
2 Loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés

  •   Via le formulaire d’inscription à la Newsletter : Les Données recueillies sont l’adresse email, le nom, le prénom. 

  •   Au travers des échanges, entretiens (d’inscription ou autres) avec l’enfant et ses parents ou représentants légaux, et du dossier d’inscription à remplir : Les Données recueillies incluent, selon la situation :

-  La profession des représentants légaux de l’enfant et leur catégorie

socio-professionnelle ;

-  Une copie du livret de famille ;

-  Les avis d’imposition ou de non-imposition ou le quotient familial ;

-  Les attestations d’assurance scolaire en cas d’inscription à des activités scolaires

facultatives (sorties et voyages scolaires) ;

-  Des données relatives à l’état vaccinal obligatoire de l’enfant ;

-  Si nécessaire, des renseignements concernant le régime alimentaire de l’enfant ;

-  Si nécessaire, des informations concernant une prise en charge spécifique de

l’enfant (handicap) ;

-  Si nécessaire, des renseignements sur des allergies ou pathologies de l’enfant.

  •  Via le formulaire de collecte de dons : Les Données recueillies incluent : le nom, le prénom, l’adresse e-mail, la date de naissance, l’adresse postale, et le cas échéant le nom de la société. Ces données sont collectées par Helloasso pour le compte de Hub School 21. Hub School 21 n’a pas accès aux Données relatives aux moyens de paiement (numéro de carte bancaire, date d’expiration, code de sécurité, numéro d’autorisation), qui sont collectées directement par des prestataires spécialisées via le site internet de Hello Asso.

  • Via les cookies déposés à partir du Site : Les cookies permettent à Hub School 21 de recevoir et enregistrer des informations à partir de l’ordinateur et navigateur des Personnes Concernées, y compris leur adresse IP, leurs logiciels et leur matériel, et la page à laquelle elles accèdent. Pour plus d’informations sur les cookies, les Personnes Concernées peuvent consulter notre Politique cookies.

 

Les fournisseurs tiers d’applications et plug-ins sur le Site, ainsi que les réseaux sur lesquels Hub School 21 publie des contenus éditoriaux et promotionnels (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube et LinkedIn) peuvent aussi utiliser des moyens automatisés pour collecter et traiter des Données des Personnes Concernées. Ces Données sont collectées directement par ces prestataires et/ou tierces parties et sont soumises à leur politique de confidentialité. L’Association n’est pas responsable des pratiques de ces prestataires et parties tierces.

 

Le caractère obligatoire ou facultatif des Données collectées et les éventuelles conséquences, à l’égard des Personnes Concernées, d'un défaut de réponse sont précisés au moment de leur collecte.

3. Utilisation des Données

Les Données recueillies par Hub School 21 sont utilisées pour :

  •  gérer les inscriptions et la scolarisation des enfants

  • créer et gérer les comptes Google For Education des Personnes Concernées

  • suivre et facturer les services en matière d'affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires

  • répondre à toute demande formulée par les Personnes Concernées ou à tout besoin de prise

    en charge formulées par elles

  • accuser réception des dons effectués par les Personnes Concernées

  • améliorer le Site et y personnaliser l’expérience des Personnes Concernées

  • contacter les Personnes Concernées par e-mail ou par téléphone

  • envoyer des nouvelles de l’école de façon occasionnelle via la newsletter

  • réaliser des statistiques anonymisées

  • répondre aux demandes d’exercice de droits des Personnes Concernées en vertu de la

    Réglementation.

 

4. Bases légales des traitements

 

 

Les Données sont traitées selon les bases légales suivantes :

  • l’exécution d’une mission d’intérêt public réalisée par Hub School 21 en tant qu’établissement d’enseignement de niveau primaire et collège ;

  • le respect d’une obligation légale à laquelle Hub School 21 est soumise, pour l’envoi à l’autorité locale des attestations de scolarisation ;

  • la sauvegarde des intérêts vitaux d'un enfant scolarisé, dans des situations graves et d’urgence ;

  • le consentement de la Personne Concernée, demandé dans les situations suivantes : (i) création d’un compte Google For Education pour l’enfant lors de son inscription à l’école, (ii) fourniture d’informations relatives à des allergies ou pathologies d’un mineur, (ii) demande d’autorisation d’utilisation de l’image d’un mineur, (iv) inscription à la newsletter et (iv) utilisation des cookies dits « non essentiels » sur le Site. Lorsque le traitement est réalisé sur un service de la société de l’information et que le mineur est âgé de moins de quinze ans, le consentement doit être donné conjointement par le mineur concerné et le ou les titulaires de l’autorité parentale.

  • l’intérêt légitime de Hub School 21 à (i) adapter son Site en fonction des préférences des Personnes Concernées et (ii) assurer la sécurité du Site.

5. Durées de conservation des Données

S’agissant de la scolarisation de l’enfant : Les Données collectées et les pièces justificatives y afférentes ne sont conservées en base active que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à savoir :

  • la scolarisation de l'élève ;

  • l'année scolaire pour le contrôle de l'obligation légale de scolarisation ;

  • l'inscription de l'enfant à une activité périscolaire, extrascolaire, à la restauration scolaire ou

    extrascolaire, à un transport scolaire ;

  • l'instruction du dossier pour les pré-inscriptions à l’école ou pour une activité à laquelle il n'a

    pas été donné suite.

    À l'issue de cette durée, nous conservons les Données au sein d'une base d'archives intermédiaires lorsqu’elles sont strictement pertinentes au regard des finalités suivantes :

  • probatoire, en cas de contentieux, les Données étant être conservées tant que les délais d'exercice des voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont pas épuisés ;

  • probatoire, en cas de contrôle par des organismes habilités du respect, par Hub School 21, de ses obligations.

     

S’agissant de la Newsletter : Les Données collectées sont conservées trois ans à compter du dernier contact émanant de la Personne Concernée.

6. Flux de Données

Destinataires des Données

Hub School 21 peut être amenée à communiquer tout ou partie des Données à différents destinataires en fonction de la finalité du traitement.

Les destinataires internes à Hub School 21 sont les suivants :

  • L’équipe fondatrice de l’Association ;

  • L’équipe enseignante (intervenants) dans certains cas et pour certaines Données ;

  • Le personnel d’encadrement et de surveillance ;

  • Le service comptabilité

 

Hub School 21 est susceptible de transmettre, directement ou indirectement, tout ou partie des Données aux tiers suivants :

 

 

  • L'inspecteur de l’éducation nationale (IEN) en charge ;

  • Professionnels de santé le cas échéant ;

  • Service de support informatique, afin de déceler, éviter ou traiter des activités frauduleuses,

    les atteintes à la sécurité ou tout problème d’ordre technique ;

  • Prestataires de services informatiques, notamment l’hébergeur du Site (Wix.com Inc), et

    Google, l’éditeur de la suite Google For Education utilisée par Hub School 21 ;

  • Auditeurs, commissaires aux comptes, comptables, avocats afin de se prémunir contre toute atteinte aux droits, aux biens ou à la sécurité de Hub School 21, des Personnes Concernées ou

    du public, en application et dans le respect de la loi ;

  • Autorités et organismes publics, lorsque cela est requis pour se conformer à des obligations

    légales, réglementaires, judiciaires ou administratives.

  • Les services externalisés comme la maintenance informatique ou le service comptable

 

Transferts des Données en dehors de l’UE

Hub School 21 est susceptible de transférer les Données des Personnes Concernées vers des tiers situés en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE) ou de l’Union européenne (UE). Lorsque c’est le cas, Hub School 21 s’assure que le pays destinataire a fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne. Dans le cas contraire, Hub School 21 s’engage à encadrer le transfert par les instruments juridiques appropriés, notamment les Clauses Contractuelles Types (« CCT ») de la Commission Européenne ou des règles d’entreprise contraignantes, pour autant que les conditions d’utilisation de ces instruments soient remplies.

Les Personnes Concernées sont informées que Hub School 21 utilise la suite collaborative Google For Education (service de messagerie et applications collaboratives en nuage). Dans ce cadre, les Données pourront être traitées selon les termes des engagements pris entre Hub School 21 et Google.

Si la Personne Concernée souhaite obtenir plus d’informations sur la façon dont Hub School 21 protège ses Données ou souhaite obtenir une copie des instruments juridiques mis en œuvre, elle peut en faire la demande à l’adresse suivante :

Par courrier : Hub School 21, 16 Boulevard St Germain 75005 Paris

Par courriel : contact@hubschoool21.fr

7. Droits des Personnes Concernées

Les Personnes Concernées par les traitements de Données peuvent contacter l’Association à tout moment pour exercer leurs droits sur leurs Données aux coordonnées suivantes :

Par courrier : Hub School 21, 16 Boulevard St Germain 75005 Paris

Par courriel : contact@hubschoool21.fr

Les droits dont disposent les Personnes Concernées en vertu de la Réglementation sont les suivants :

  • Droit d’accès et d’information : accéder aux Données traitées par Hub School 21 (droit de copie) ou demander si un traitement des Données est effectivement réalisé par Hub School 21 ou non.

  • Droit de rectification : demander la rectification des Données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.

  • Droit à l’effacement : demander à Hub School 21 d’effacer les Données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires, lorsque la Personne Concernée a retiré son consentement, exercé son droit d’opposition, ou que le traitement était illicite.

  • Droit d’opposition : s’opposer aux traitements fondés sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou sur les intérêts légitimes de Hub School 21.

  • Droit à la portabilité : obtenir de Hub School 21 tout ou partie des Données dans un format ouvert et lisible par machine afin de les stocker ou de les réutiliser ou demander à Hub School 21 de les transférer à un autre organisme.

  • Droit à la limitation du traitement : demander à Hub School 21 de geler temporairement l’utilisation de certaines Données.

  • Droit au retrait du consentement : retirer son consentement lorsqu’il a été donné. La personne concernée peut à tout moment retirer son consentement à recevoir la Newsletter en suivant les instructions de désabonnement détaillées incluses en bas de chaque Newsletter.

  • Formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication des Données post-mortem.

     

Les droits susmentionnés peuvent être limités dans certains cas en vertu de la Réglementation.

L’exercice de ces droits est conditionné au respect des règles suivantes :

  • La demande doit émaner de la personne concernée elle-même ou de son représentant.

  • La personne concernée doit s’identifier précisément si cela est nécessaire.

  • La Personne Concernée doit faire état d’un motif légitime lorsque celui-ci est exigé par la

    Réglementation.

 

S’il existe un doute raisonnable sur l’identité de la personne exerçant ses droits, Hub School 21 pourra lui demander de joindre tout document permettant de prouver son identité.

 

8. Sécurité des Données

 

L’Association Hub School 21 protège les informations des Personnes Concernées hors ligne. Seuls les membres qui ont besoin d’effectuer un travail spécifique ont accès aux informations personnelles identifiables.
Les ordinateurs et serveurs utilisés pour stocker des informations personnelles identifiables sont conservés dans un environnement sécurisé.

Conformément à la procédure prévue par la Réglementation en cas de fuite ou d’anomalie concernant les données personnelles en notre possession, nous informerons les autorités compétentes (CNIL), et avertirons les Personnes Concernées de la nature des données ayant fuité et la nature du risque qui peut être engendré si cela peut entamer leurs droits et libertés (données sensibles) dans les meilleurs délais.

9. Modifications ou mises à jour de la Politique

Hub School 21 peut réviser la Politique chaque fois que nécessaire, afin notamment se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Toute modification sera affichée sur la page de la présente Politique, et la date de mise à jour sera actualisée. Nous encourageons donc les personnes concernées à consulter régulièrement la présente Politique.

En cas de changements importants, nous publierons sur le Site un avis pour annoncer ces changements.

 

10. Contactez-nous

Pour toute question, commentaire, plainte ou demande concernant cette Politique ou le traitement de leurs Données, les Personnes Concernées peuvent contacter Hub School 21 en envoyant un courriel à contact@hubschoool21.fr.

 

11. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les Personnes Concernées peuvent introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si elles estiment, après avoir contacté Hub School 21, que le traitement de leurs Données n’est pas conforme à la Règlementation, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes
3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 Tél : 01 53 73 22 22

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, les Personnes Concernées peuvent consulter le site de la Cnil.